Organisasi Matriks

Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.

Organisasi matriks menghasilkan wewenang ganda yaitu Wewenang Horizontal dan Wewenang Fungsional dimana Wewenang Horizontal diterima manager proyek sedangkan Wewenang Fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Akibat mempunyai dua wewenang, dalam melaksanakan kegiatannya anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manager proyek diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah dimana manager proyek tersebut akan langsung lapor kepada manager puncak.

Kebaikan organisasi ini adalah terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi ini tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan kelemahannya akan timbul kalau manager proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan tim yang padu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manager proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya : dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia yang merugikan anggota kalau selama proyek berlangsung melanggar peraturan yang telah ditetapkan manajer proyek.

Banyak orang mengira bahwa organisasi matriks adalah bentuk organisasi yang paling ‘sakti’, sehingga merupakan solusi yang ampuh untuk menyelesaikan berbagai permasalahan organisasi.

Tetapi, kenyataannya hingga sekarang, baik di luar negeri maupun di negeri kita sendiri, jarang sekali ditemukan organisasi yang sukses, kuat, dan mampu bertahan lama, yang ternyata menggunakan bentuk matriks. Karena itu, perlu diperiksa kondisi yang sesuai bagi organisasi matriks, dan juga sifat dari organisasi sejenis ini agar dapat memahami pemanfaatannya secara tepat.

Untuk memahami situasi yang sesuai untuk ditangani dengan organisasi matriks, coba kita bayangkan sebuah perusahaan kontraktor, yang tumbuh dari ukuran sangat kecil hingga akhirnya menjadi besar. Dan, perusahaan kontraktor perlu memiliki ahli konstruksi di antara para karyawannya agar secara teknis memang mampu mengerjakan berbagai pekerjaan pembangunan.

Pada saat baru berdiri, ukuran perusahaan masih sangat kecil, dana yang dimiliki masih sangat terbatas, perusahaan ini hanya mampu menggaji seorang ahli konstruksi. Katakanlah perusahaan konstruksi yang masih bayi ini akhirnya berhasil memperoleh proyek pembangunan di dua lokasi yang terpisah. Karena itu, maka terpaksalah perusahaan ini mengirimkan satu-satunya ahli konstruksi yang mereka miliki mondar-mandir untuk menangani kedua proyek pembangunan yang mereka kerjakan.

Pada tahapan ini, karena pekerjaan yang digarap jumlahnya masih sangat terbatas, hanya dua proyek, pengaturan juga masih sederhana, cukup si ahli konstruksi itu yang menetapkan sendiri jadwal kegiatannya. Perusahaan juga bisa menghemat pengeluaran.

Sekian tahun kemudian, perusahaan itu sudah menjadi perusahaan ukuran besar. Pekerjaan yang digarap juga sudah puluhan proyek pembangunan. Perusahaan juga sudah makmur, sehingga mampu menggaji seorang ahli konstruksi untuk tiap proyek pembangunannya yang mereka kerjakan.

Tempat yang sesuai bagi organisasi matriks adalah tepat di tengah-tengah dalam perjalanan perusahaan yang semula sangat kecil dengan dana yang masih terbatas dan hanya mampu memiliki seorang ahli konstruksi untuk mengerjakan semua proyek, hingga akhirnya menjadi perusahaan besar yang sudah makmur dan memiliki dana yang mencukupi untuk menempatkan seorang ahli konstruksi pada setiap proyek.

Tempat di tengah-tengah ini serba tanggung, jumlah proyek yang digarap sudah lumayan banyak, sehingga sudah diperlukan adanya koordinator yang mengatur pembagian tugas para ahli konstruksi. Tempat di tengah-tengah ini ditandai dengan adanya tuntutan dari dua sisi yang berlawanan, yaitu tuntutan untuk tetap berhemat karena perusahaan belum cukup makmur, dan dari sisi lain tuntutan akan koordinasi karena jumlah proyek yang dikerjakan juga sudah cukup banyak.

Koordinator yang menguasai dan berhak mengatur penggunaan para ahli konstruksi, maupun berbagai jenis sumber lainnya, akan mengalami kepusingan karena harus menghadapi tuntutan yang diajukan oleh masing-masing pimpinan proyek yang memang membutuhkan berbagai jenis sumber tersebut. Padahal, jelas-jelas jumlah sumber yang dimiliki tidak mencukupi untuk memenuhi seluruh permintaan tersebut bersamaan.

Disamping itu, para pimpinan proyek yang menuntut penggunaan sumber, biasanya hirarkinya lebih tinggi dari koordinator sumber. Tapi, memang inilah dasar logika organisasi matriks. Tuntutan datang dari para pimpinan proyek yang hirarkinya lebih tinggi sehingga sehingga sulit diabaikan, sementara sumber yang dimiliki terbatas.

Konsekuensinya, dalam organisasi matriks setiap pimpinan proyek harus berani menuntut koordinator sumber agar proyeknya mendapat alokasi sumber yang memadai. Pimpinan proyek yang tidak bersedia menuntut, proyeknya akan dilupakan oleh koordinator sumber dan tidak akan mendapat alokasi sumber secara memadai.

Karena itu, dalam organisasi matriks, keseimbangan dicapai karena adanya pihak-pihak yang sama-sama menuntut alokasi sumber, dan keseimbangan ini akan tercapai apabila pihak-pihak yang berebut sumber mempunyai kekuatan yang sama. Jika ada pimpinan proyek yang terlalu kuat ataupun jika koordinator sumber ternyata tidak berminat menyeimbangkan alokasi sumber secara adil, keseimbangan yang menjadi dasar organisasi matriks akan terganggu, dan penggunaan organisasi matriks segera menjadi tidak sesuai. Organisasi matriks juga segera menjadi kurang sesuai apabila sumber yang dimiliki ternyata tidak lagi terbatas, sehingga penggunaannya tidak perlu lagi dialokasikan secara ketat seperti telah dijelaskan sebelumnya.

Dengan demikian bisa disimpulkan bahwa kondisi yang tepat untuk menggunakan organisasi matriks memang sangat khusus, dan kondisi khusus ini seringkali hanya terjadi untuk suatu periode yang relatif pendek dalam perjalanan perkembangan perusahaan. Dan, bisa dibayangkan persyaratan yang perlu dipenuhi oleh orang-orang yang menempati berbagai posisi penting dalam organisasi matriks. Pimpinan proyek harus berani menuntut, dalam rangka bertarung untuk berebut sumber yang jumlahnya memang terbatas.

Kesimpulannya, organisasi matriks mencapai keseimbangannya karena ada tekanan dari kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan. Memang organisasi matriks lahir dari budaya Barat, di mana kemajuan dibangun melalui pertentangan. Organisasi menjadi seimbang karena adanya pertentangan antara pihak yang memperebutkan sumber yang terbatas. Dan, pertentangan itu juga yang menyebabkan berbagai pihak berpikir lebih cermat. Akibatnya, pertentangan tersebut menyebabkan mereka menjadi lebih maju, berhemat dan juga menjadi terpaksa untuk berpikir lebih cermat.

Sifat bertentangan ini yang menyebabkan organisasi matriks menjadi tidak sesuai untuk digunakan dalam budaya Timur di mana keserasian atau harmoni menjadi dasarnya pergaulan, dan pertentangan merupakan suatu hal yang dihindarkan. Apalagi jika kita menganut budaya ewuh pakewuh, di mana berbagai pihak, walaupun sebenarnya membutuhkan sumber tetapi ternyata tidak akan saling menuntut. Dalam budaya semacam itu, jangankan untuk saling menuntut, bahkan menunjukkan pihak lain keliru saja sudah dianggap sebagai perilaku yang kurang sopan. Akibatnya, pertentangan yang menjadi dasar bagi terjadinya keseimbangan tidak akan muncul, sehingga organisasi matriks tidak sesuai untuk digunakan. Karena itu, jangan terlalu tergiur oleh mitos mengenai ‘kesaktian’ organisasi matriks !